Λεπτομέρειες Case Study

Ο Πελάτης

Εμπορική επιχείρηση χονδρικής στην Πελοπόννησο με πάνω από 2.000 κωδικούς προϊόντων και καθημερινές παραγγελίες από email, τηλέφωνο και eshop. Η ομάδα καταχωρούσε χειροκίνητα κάθε παραγγελία στο ERP, με καθυστερήσεις και συχνά λάθη.

Στόχοι

Να μηδενιστεί η χειροκίνητη καταχώρηση παραγγελιών, να ενημερώνονται τα αποθέματα σε πραγματικό χρόνο και να εκδίδονται τα παραστατικά αυτόματα — με πλήρη ιχνηλασιμότητα και έλεγχο από τον άνθρωπο μόνο στις εξαιρέσεις.

Προκλήσεις

Οι παραγγελίες έφταναν σε ελεύθερο κείμενο: emails με συνημμένα PDF, τηλεφωνικές σημειώσεις, μηνύματα Viber. Οι κωδικοί πελατών δεν ταίριαζαν πάντα με το ERP, οι περιγραφές προϊόντων ήταν ασαφείς και υπήρχαν ειδικές τιμολογιακές συμφωνίες ανά πελάτη που έπρεπε να τηρούνται αυστηρά.

Η Λύση μας

Κατανόηση παραγγελιών: Ο AI agent διαβάζει emails και συνημμένα, αναγνωρίζει προϊόντα, ποσότητες και πελάτη, και αντιστοιχίζει τους κωδικούς με το ERP με σημασιολογική αναζήτηση.

Σύνδεση με ERP: Αμφίδρομη διασύνδεση μέσω API — ο agent ελέγχει διαθεσιμότητα, δεσμεύει απόθεμα και δημιουργεί την παραγγελία με τις σωστές τιμές ανά πελάτη.

Έλεγχος εξαιρέσεων: Όταν ο agent δεν είναι βέβαιος (νέος πελάτης, ασυνήθιστη ποσότητα, ασάφεια), στέλνει την παραγγελία για ανθρώπινη έγκριση με ένα κλικ.

Αναφορές: Καθημερινό dashboard με τις παραγγελίες που διεκπεραιώθηκαν αυτόματα, τις εξαιρέσεις και τους χρόνους απόκρισης.

Υλοποίηση

Χαρτογραφήσαμε τις ροές παραγγελιών (email, PDF, τηλέφωνο, eshop) και ορίσαμε κανόνες αντιστοίχισης προϊόντων και πελατών με το ERP.

Συνδέσαμε τον AI agent με το ERP μέσω API για έλεγχο αποθέματος, δέσμευση ποσοτήτων και δημιουργία παραγγελιών με τις σωστές τιμές ανά πελάτη.

Ενεργοποιήσαμε ανθρώπινη έγκριση για εξαιρέσεις και εκπαιδεύσαμε την ομάδα σε ένα απλό dashboard παρακολούθησης.

Μετά από πιλοτική περίοδο, αυξήσαμε σταδιακά το ποσοστό αυτόματης διεκπεραίωσης με συνεχή βελτίωση των κανόνων.

Επόμενα Βήματα

Voice AI: Επέκταση με φωνητικό agent ώστε οι τηλεφωνικές παραγγελίες να καταχωρούνται αυτόματα.

Προγνωστικά αποθέματα: Σύνδεση με dashboard πρόβλεψης ζήτησης για ακόμα καλύτερο replenishment.